KVKK Aydınlatma Metni
Taslak — ürünün teknik işleyişine göre hazırlanmıştır. Kurumsal sözleşmelerden önce hukuki inceleme gereklidir. Köşeli parantez içindeki alanlar doldurulacak yer tutuculardır.
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun ("KVKK") 10. maddesi uyarınca, Melano hizmeti kapsamında işlenen kişisel verileriniz hakkında sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. Bu metin ürünün teknik işleyişine göre hazırlanmış bir taslaktır; yayımlanmadan ve kurumsal sözleşmelerde dayanak alınmadan önce hukuki inceleme gereklidir.
1. Veri sorumlusu
| Bilgi | Değer |
|---|---|
| Ticari unvan | [COMPANY LEGAL NAME] |
| Adres | [ADDRESS] |
| MERSİS numarası | [MERSIS NUMBER] |
| Vergi dairesi / numarası | [TAX OFFICE / TAX NUMBER] |
| KEP adresi | [KEP ADDRESS] |
| Başvuru e-posta adresi | [PRIVACY CONTACT EMAIL] |
[COMPANY INFORMATION REQUIRED] Yukarıdaki bilgiler şirket tarafından doldurulmalıdır. [LEGAL REVIEW REQUIRED] Veri Sorumluları Siciline (VERBİS) kayıt yükümlülüğünün bulunup bulunmadığı değerlendirilmelidir.
2. Kapsam
Bu metin, Melano'yu kullanan kişilerin hesap, oturum, güvenlik ve kullanım verileri ile web sitemizdeki demo talep formu aracılığıyla ilettiğiniz veriler bakımından geçerlidir. Bu veriler bakımından veri sorumlusu yukarıda belirtilen şirkettir.
Müşteri kuruluşların Melano'ya yüklediği belgeler, anketler ve yanıtlar gibi içerikler kişisel veri içerebilir. Bu içerik bakımından veri sorumlusu, içeriği yükleyen müşteri kuruluştur; Melano bu içeriği müşteri adına ve müşterinin talimatı doğrultusunda işler (veri işleyen). Bu içerikte yer alan kişiler, aydınlatma ve başvuru için öncelikle ilgili müşteri kuruluşa başvurmalıdır.
[LEGAL REVIEW REQUIRED] Veri sorumlusu / veri işleyen ayrımı müşteri sözleşmelerinde teyit edilmelidir.
3. İşlenen kişisel veri kategorileri
| Kategori | Veriler |
|---|---|
| Kimlik | Ad soyad |
| İletişim | E-posta adresi |
| Müşteri işlem | Üye olunan kuruluş ve çalışma alanları, rol, katılım tarihi; kuruluş içinde yapılan işlemlerin kaydı (örneğin yanıt onayı, düzenleme, inceleme ataması, yükleme); kullanım kayıtları |
| İşlem güvenliği | Parolanın tek yönlü özeti (hash), oturum anahtarı, IP adresi, tarayıcı bilgisi (user agent), denetim kayıtları, istek sınırlama sayaçları, uygulama kayıtları |
| Mesleki deneyim | Demo talebinde belirtilen şirket ve görev bilgisi |
| Talep / şikâyet yönetimi | Demo talep formunda iletilen mesaj ve ilgi alanı |
Melano, özel nitelikli kişisel verileri (KVKK m.6) toplamayı amaçlamaz ve bu amaçla bir form alanı bulunmaz. Müşterinin yüklediği içerikte bu tür veriler bulunuyorsa, bu verilerin işlenmesinden içeriğin veri sorumlusu olan müşteri sorumludur.
4. İşleme amaçları
- Hesabın oluşturulması, kimlik doğrulama ve oturum yönetimi
- Hizmetin müşteri kuruluşa sunulması: belge yükleme ve dizinleme, anket işleme, yanıt üretimi, inceleme ve dışa aktarma
- Kuruluş içinde rol tabanlı erişim kontrolü ve işlemlerin hesap verebilirliği (denetim kaydı)
- Bilgi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanımın ve yetkisiz erişimin önlenmesi, olayların incelenmesi
- Plan limitlerinin uygulanması ve kullanım/maliyet raporlaması
- Demo taleplerinin alınması ve yanıtlanması
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili makamların taleplerinin karşılanması
5. Toplama yöntemi ve hukuki sebep
Kişisel verileriniz elektronik ortamda; hesap oluşturma ve giriş formları, demo talep formu, kuruluş yöneticisinin sizi üye olarak eklemesi, hizmeti kullanırken yaptığınız işlemler ve oturum çerezi ile sunucu kayıtları gibi otomatik yollarla toplanır.
| İşleme faaliyeti | Öngörülen hukuki sebep |
|---|---|
| Hesap, kimlik doğrulama, hizmetin sunulması | Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (m.5/2-c) [LEGAL REVIEW REQUIRED] |
| Erişim kontrolü, denetim kaydı, bilgi güvenliği, istek sınırlama | Veri sorumlusunun meşru menfaati (m.5/2-f); gerektiği ölçüde hukuki yükümlülük (m.5/2-ç) [LEGAL REVIEW REQUIRED] |
| Kullanım limitleri ve maliyet raporlaması | Sözleşmenin ifası (m.5/2-c) / meşru menfaat (m.5/2-f) [LEGAL REVIEW REQUIRED] |
| Demo talepleri | Sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması (m.5/2-c) / meşru menfaat (m.5/2-f) [LEGAL REVIEW REQUIRED] |
| Yetkili makamların talepleri | Kanunlarda açıkça öngörülmesi (m.5/2-a) / hukuki yükümlülük (m.5/2-ç) [LEGAL REVIEW REQUIRED] |
Şu anda açık rızaya dayanan bir işleme faaliyeti bulunmamaktadır; hizmet, reklam veya analitik amaçlı izleme yapmaz.
6. Kişisel verilerin aktarılabileceği taraflar
| Alıcı grubu | Amaç |
|---|---|
| Barındırma ve ağ hizmeti sağlayıcıları (mevcut yapılandırmada Vercel, Cloudflare) | Hizmetin barındırılması ve güvenli şekilde sunulması |
| Veritabanı ve dosya depolama sağlayıcısı (mevcut yapılandırmada Supabase, AWS AB bölgesi – İrlanda) | Verilerin saklanması |
| Yapay zekâ sağlayıcısı (mevcut yapılandırmada Google Gemini API) | Yanıt üretimi ve arama vektörleri: yalnızca soru metni ve seçilen belge pasajları; kullanıcı adı, e-posta, parola veya denetim kaydı gönderilmez |
| Demo taleplerinin iletildiği alıcı ([DEMO REQUEST RECIPIENT]) | Demo taleplerinin ekibimize ulaştırılması |
| Yetkili kamu kurum ve kuruluşları | Kanuni yükümlülükler kapsamında ve talep halinde |
Bu sağlayıcıların bir kısmı verileri Türkiye dışında işleyebilir. Yurt dışına aktarım, KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen şartlara (yeterlilik kararı, uygun güvenceler — örneğin Kurul tarafından ilan edilen ve Kurum'a bildirilen standart sözleşme — veya arızi aktarım halleri) uygun olarak yapılır.
[LEGAL REVIEW REQUIRED] Her sağlayıcı için işleme yeri ve dayanılan m.9 mekanizması belirlenmeli, standart sözleşme kullanılacaksa imzadan itibaren 5 iş günü içinde Kurum'a bildirim yükümlülüğü değerlendirilmelidir. Bu değerlendirme tamamlanana kadar belirli bir mekanizma iddia edilmemektedir.
7. Saklama süreleri
Hesap verileri hesap var olduğu sürece; denetim kayıtları kuruluş kapatılıp verileri temizlenene kadar; yapay zekâ kullanım telemetrisi 400 gün; istek sınırlama sayaçları 1 gün; arka plan iş kayıtları 14 gün; dışa aktarım dosyaları 30 gün saklanır. Bunlar hizmetin mevcut teknik varsayılanlarıdır, kanunen belirlenmiş süreler değildir ve değişebilir. Ayrıntılar Gizlilik Politikası'nın 8. bölümündedir.
[LEGAL REVIEW REQUIRED] Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik kapsamında bir saklama ve imha politikası gerekip gerekmediği değerlendirilmelidir.
8. KVKK m.11 kapsamındaki haklarınız
Veri sorumlusuna başvurarak:
- a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- e) KVKK'nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- ğ) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
9. Başvuru yöntemi
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak yazılı şekilde [ADDRESS] adresine, kayıtlı elektronik posta (KEP) ile [KEP ADDRESS] adresine veya sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizi kullanarak [PRIVACY CONTACT EMAIL] adresine iletebilirsiniz. Başvurunuzda kimliğinizi tespit edici bilgiler ile talebinizin açıklaması yer almalıdır.
Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir (KVKK m.13).
Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz (KVKK m.14).
Verileriniz bir müşteri kuruluşun Melano'ya yüklediği içerikte yer alıyorsa, talebinizi o kuruluşa yöneltmeniz gerekir; bize iletilmesi hâlinde talebinizi ilgili kuruluşa aktarabiliriz.